Houd binding met je team, ook op afstand

Een van de grootste uitdagingen van ‘werken op afstand’, is het in stand houden van de binding met je medewerkers en de binding van het team onderling. Ook medewerkers vinden dit lastig en willen zich graag, ondanks de fysieke afstand, sociaal verbonden voelen met hun werkgever en hun collega’s.

Hoe onderhoud je als werkgever of leidinggevende je persoonlijke relatie met je werknemers en stuur je hen goed aan op afstand?

1. Informeer actief en blijf in contact

Het helpt als je weet wat er speelt bij je medewerkers. Wat beweegt iemand, wat vindt iemand belangrijk en interessant? Informeer regelmatig hoe het met iemand gaat. Niet alleen werk gerelateerd, maar ook persoonlijk

Zorg ook dat je weet wat je van elkaar nodig hebt. Misschien is er behoefte aan dagelijks contact, of beslissen jullie samen dat 1 overleg per week efficiënter en voldoende is. Bespreek samen wat het beste moment, of de beste momenten zijn waarop je dit inplant.

2. Zorg dat je elkaar blijft zien

Het is belangrijk om elkaar te blijven zien om het werk goed te organiseren, maar ook om binding te houden met elkaar. Zo kun je bijvoorbeeld een online weekstart met het team inplannen of online werksessies organiseren waar medewerkers samen aan een project werken of brainstormen over relevante thema’s.

3. Regel het technisch goed

Goede digitale middelen zijn essentieel. Belangrijk is dat de gebruikte programma’s soepel werken en iedereen binnen je team ermee kan werken. Maak bijvoorbeeld gebruik van chatprogramma’s zodat de communicatie sneller en soepeler verloopt dan via de mail, maak gebruik van online vergadertools om elkaar live te kunnen zien en spreken, sla kennis centraal en online op zodat iedereen bij de bestanden kan en er altijd toegang is tot de meest recente versies én zorg dat voor iedereen helder is hoe de werkprocessen verlopen.

4. Maak afspraken

Communicatie over samenwerking moet explicieter worden wanneer je op afstand met elkaar werkt. Maak duidelijk afspraken met elkaar over hoe je samenwerkt, wat je van elkaar verwacht, hoe je feedback geeft en/of waar mensen terecht kunnen met eventuele belemmeringen die zij ervaren. Dit alles draagt bij aan een veilige werkomgeving.

5. Team-spirit

Organiseer ook informele samenkomsten zodat mensen elkaar ongedwongen en voor de gezelligheid kunnen zien. Als werkgever is het aan jou om dit te initiëren, maar je kunt je medewerkers ook vragen zelf actief mee te denken over leuke activiteiten. Zo zie je nu bijvoorbeeld digitale vrijdagmiddag borrels ontstaan, is de digitale film- of muziekquiz een hit, maar kan het ook serieuzer van aard zijn en delen medewerkers ervaringen en tips over het thuiswerken met kids. Er is veel leuks en/of interessants te bedenken en te initiëren samen. Houd het leuk met elkaar!

6. Geef het goede voorbeeld

Als je van je medewerkers flexibiliteit, openheid en inzet verwacht, geef dan als leidinggevende het goede voorbeeld. Zet bijvoorbeeld je agenda open zodat medewerkers een tijdslot met je in kunnen plannen als daar behoefte aan is, plan actief gesprekken in en bel af en toe eens ‘zomaar’ om te vragen hoe het met iemand gaat. Maak ook bespreekbaar waar je zelf tegenaan loopt in deze situatie en zoek samen naar oplossingen.

(Bron: Rendement Online en Gonny Vink van het boek ‘Leidinggeven op afstand’ en oprichter van work21)