Het Personeelsdossier; wat mag wel en wat mag niet?

Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier mogen worden vastgelegd. Oftewel gegevens die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst met de werknemer uit te kunnen voeren.

Laat hier nu vaak onduidelijkheid over ontstaan, vandaar dat wij hier vandaag bij stil staan.

Wat mag wel

We hebben een opsomming gemaakt van gegevens die mogen worden bewaard in een personeelsdossier:

  • De naam en adresgegevens van een werknemer;
  • Een bankrekeningnummer;
  • Een kopie van een identiteitskaart;
  • Een BSN nummer;
  • Gegevens aangaande gevolgde cursussen of opleidingen;
  • Verslagen van functionerings- en/of beoordelingsgesprekken die door een werknemer voor akkoord zijn getekend;
  • Waarschuwingen en klachten;
  • Daarnaast mogen werkaantekeningen (zoals een verslag van een voortgangsgesprek) van een leidinggevende in het dossier worden bewaard.

Wat mag niet

Daar kunnen we duidelijk over zijn. Onder andere medische gegevens mogen niet worden opgenomen in het personeelsdossier. Een email van je werknemer waarin hij zich ziek meldt en waarin staat vermeld wat de klachten zijn moeten, formeel gezien, door de werkgever worden vernietigd.

Je mag als werkgever het volgende wel registreren op het moment een werknemer van je ziek wordt:

  • De periode waarin de werknemer denkt dat hij met verzuim zal zijn;
  • De gegevens inzake het adres waar je werknemer verblijft om te revalideren;
  • De afspraken omtrent werkzaamheden gedurende ziekte;
  • Of de ziekte verband houdt met een verkeersongeval waarbij eventueel een mogelijkheid is tot regres;
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;

Er zijn op de eerste constatering; de email van de zieke werknemer die in beginsel vernietigd dient te worden, een aantal uitzonderingen te melden. Deze uitzonderingen gelden bij gegevens die noodzakelijk zijn voor verzuimbegeleiding, loondoorbetaling en re-integratie van de werknemer.

Indien een bedrijfsarts namelijk een terugkoppeling geeft over de werkzaamheden waartoe een werknemer nog in staat is, de adviezen over re-integratie en re-integratiedossier en de mate van arbeidsongeschiktheid; mogen deze wel in het personeelsdossier worden bewaard.

Bewaartermijnen

We hebben reeds eerder in onze nieuwsberichten aangehaald dat op grond van de AVG personeelsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Echter de AVG noemt geen concrete bewaartermijnen; de Autoriteit Persoonsgegevens daarentegen, heeft hier wel het een en ander over vermeld.

De Autoriteit Persoonsgegevens gaat namelijk uit, voor de algemene gegevens uit het personeelsdossier, van een bewaartermijn van 2 jaar; nadat de werknemer uit dienst is getreden.

Denk hierbij aan:

  • Verslagen van functioneringsgesprekken;
  • Verslagen van beoordelingsgesprekken;
  • Arbeidsovereenkomsten en de wijzigingen hieromtrent;
  • Promotiecorrespondentie;
  • Gegevens over degradatie en ontslag;
  • Vastgezette afspraken omtrent werkzaamheden voor de ondernemingsraad;
  • Administratieve verzuimgegevens;
  • Getuigschriften;

Overige gegevens, zoals salarisadministratie, dienen 7 jaar bewaard te blijven conform de Wet Rijksbelastingen. Een kopie identiteitsbewijzen dienen op grond van de Loonbelastingverklaring 5 jaar bewaard te blijven.

Uitzonderingen

Op het moment een werkgever en werknemer met elkaar in conflict zijn, is een langere bewaartermijn van gegevens toegestaan. Ook ten aanzien van een re-integratiedossier bij langdurige ziekte op het moment er blijvende afspraken zijn gemaakt; zoals het gebruik van hulpmiddelen of aanpassingen van de taakinhoud, is het noodzakelijk dat deze afspraken worden bewaard in het personeelsdossier van de werknemer.

Let op!

Strafbare feiten die gepleegd zijn tegen werkgevers of diens werknemers, mogen slechts worden verwerkt indien deze gegevens noodzakelijk zijn om de belangen van de werkgever te beschermen.

Daarnaast heeft een werknemer altijd het recht om zijn personeelsdossier in te zien en hiervan een kopie te verkrijgen.

Vind je dit nu ingewikkeld? Laat dan je dossiers bij ons onder brengen!